구글 스프레드시트 공유 권한 변경 및 해제하는 법

구글 스프레드시트를 사용하다 보면 여러 사람과 파일을 공유하는 일이 많습니다. 하지만 때로는 공유 권한을 변경하거나 해제해야 할 때가 있죠. 이 글에서는 구글 스프레드시트의 공유 권한을 어떻게 변경하고 해제할 수 있는지 상세하게 알아보겠습니다.

1. 구글 스프레드시트 공유 권한 설정하기

스프레드시트를 처음 만들고 공유하려면 우선 파일을 열어 상단의 ‘공유’ 버튼을 클릭합니다. 여기서 공유하고자 하는 사람들의 이메일을 입력하거나 링크를 복사하여 공유할 수 있습니다. 이때, 공유 권한을 ‘보기만 가능’, ‘댓글 작성 가능’, ‘편집 가능’ 중 선택할 수 있습니다.

2. 공유 권한 변경 방법

이미 공유한 스프레드시트의 권한을 변경하려면 ‘공유’ 버튼을 다시 클릭합니다. 그러면 기존에 공유한 사람들의 목록이 나타납니다. 각 사람의 이름 옆에 권한이 표시되는데, 이 권한을 클릭하면 ‘보기만 가능’, ‘댓글 작성 가능’, ‘편집 가능’ 등으로 변경할 수 있습니다.

공유 링크를 통해 접근 권한을 설정한 경우, 링크를 ‘제한됨’ 또는 ‘모든 사용자에게 공개’로 바꿀 수 있습니다. 특정 사용자만 파일을 볼 수 있도록 설정하고 싶다면, 권한을 '제한됨'으로 변경하는 것이 안전합니다.

3. 공유 권한 해제 방법

공유 권한을 완전히 해제하고 싶다면, 공유된 사용자 리스트에서 특정 사용자의 이름 옆에 있는 ‘X’ 버튼을 클릭하면 해당 사용자와의 공유가 해제됩니다. 이렇게 하면 더 이상 해당 사용자는 스프레드시트를 볼 수 없게 됩니다.

또한, 공유 링크를 통해 파일을 접근하는 권한을 해제하려면 ‘링크로 공유’ 항목에서 ‘제한됨’으로 설정하면 됩니다. 이 방법을 통해 공유된 파일에 접근할 수 있는 모든 사람들의 권한이 해 제됩니다.

4. 공유 시 주의할 점

구글 스프레드시트는 매우 유용한 협업 도구이지만, 권한 설정에 주의하지 않으면 원하지 않는 사람이 파일을 열람하거나 수정할 수 있습니다. 따라서 파일을 공유할 때는 꼭 필요한 사람에게만 적절한 권한을 부여하는 것이 중요합니다.

특히, 민감한 정보가 포함된 파일이라면 ‘편집 가능’ 권한을 부여하는 것은 매우 신중해야 합니다. 잘못된 편집이 이루어지면 중요한 데이터가 손실될 수 있기 때문입니다.

5. 공유된 파일 관리 팁

공유된 파일이 많아지면 어느 파일이 누구와 공유되었는지 관리하기 어려울 수 있습니다. 이럴 때는 구글 드라이브에서 공유 파일을 정리하거나, 중요한 파일은 폴더별로 정리하여 공유 대상을 쉽게 확인할 수 있습니다.

또한, 파일 이름에 날짜나 공유 대상의 이름을 포함하여 쉽게 찾을 수 있도록 해두는 것도 좋은 방법입니다.

6. 권한 관리에 대한 추가 정보

구글 스프레드시트의 권한 관리 기능은 매우 강력하지만, 이 기능을 제대로 활용하려면 공유 대상을 명확하게 관리하는 것이 중요합니다. 만약 다수의 사람과 장기적으로 협업해야 하는 경우, 폴더 단위로 권한을 부여하는 방법도 고려해볼 만합니다. 이렇게 하면 한 번에 여러 파일을 한꺼번에 공유하거나 권한을 해제할 수 있어 편리합니다.

결론

구글 스프레드시트의 공유 권한을 변경하고 해제하는 방법은 간단하지만, 중요한 정보가 담긴 파일의 경우 신중하게 관리해야 합니다. 파일을 공유할 때는 꼭 필요한 사람에게만 적절한 권한을 부여하고, 권한을 주고받는 과정을 주기적으로 점검하는 것이 좋습니다.